خدماتی،فروشگاهی و محصولات

 

 

 

 :1 بایگانی جاری: به روشهای مورد عمل در مورد پرونده های جاری و محل حفظ و نگهداری اسنادی است که به طور روزمره مورد استناد دستگاه ایجاد کننده سند است.

به عبارتی بایگانی جاری واحدی اداری است که عهده دار ثبت و ضبط سوابق جاری نیمه جاری دستگاه ذیربط و ارائة اطلاعات آنها به افراد ذیصلاح می باشد.

 :2بایگانی نیمه جاری: محل نگهداری اسنادی است که گاهگاهی مورد استفاده دستگاه ایجاد کننده قرار می گیرد محل آن در دستگاه ایجاد کننده سند و دور از اسناد جاری است و با همان روش بایگانی جاری، بایگانی نیمه جاری نیز عمل می نماید.

 :3بایگانی راکد: محل نگهداری اسناد راکد است، روش مورد استفاده در بایگانی جاری و نیمه جاری در این بایگانی استفاده ای ندارد.

در واقع این بایگانی مورد استفاده اداره ایجاد کننده و محقق نمی باشد و فقط در این محل پروند هها از نظر آرشیوی و امحایی مورد ارزشیابی قرارا می گیرند. به "بایگانی راکد" انبار "پیش آرشیوی" نیز م یگویند.

معمولاً این حل در جاهایی که زمین ارزانتراست ساخته م یشود مثل انبار پیش آرشیوی آرشیو فرانسه در پاریس در حومه پاریس در محلی به نام "فونتن بلو" می باشد و یا دریا "مکان فراموش شده" می گویند. این محل در واقع محل کار "ارزشیابان" می باشد.

 

وظایف بخش بایگانی:

 

وظیفه بایگانی در هر سازمان طبقه بندی اسناد ،ثبت و ضبط و کنترل آن ها و قفسه بندی است و این وظیفه از مرحله دریافت سند آغاز و تا زمانی که به علت سلب ارزش و برطبق مقررات از بین می رود و یا به علت ارزش استثنایی در محل معینی برای همیشه نگهداری میشود دوام خواهد یافت .

این وظائف را می توان به تفضیل به شرح زیر بیان نمود:

 

 *کنترل نامه ها و استعلامات وارده به بایگانی جهت قرار دادن در پرونده ها

 *نظارت بر تحویل و دریافت پرونده ها از قسمتهای مختلف

 *تشکیل پرونده برابر کدهای تعیین شده در قسمتهای مربوطه

 *بایگانی نامه ها و پیش نویس ها و استعلامات

 *ثبت نامه های وارده در سیستم رایانه ای بایگانی

 *ثبت نامه ها و پرونده ها در دفاتر بایگانی

 *شماره گذاری کلیه سوابق ارسالی به بایگانی

 *تحویل گرفتن پرونده و نامه ها از دبیرخانه و بررسی شماره صادره آن پرونده

 *جستجوی پرونده ها در سیستم رایانه ای و دفاتر بایگانی و قفسه بندی

 *برگ شماری و شماره گذاری پرونده های وارد به بایگانی

 *جابجایی پروند ه های وارده در بایگانی و طبقه بندی آنان براساس کد گذاری

 *بایگانی نمودن کلیه برگه های وارد در بایگانی و جابجا نمودن آنان در پرونده های مربوطه

 *تعویض زونکن های فرسوده و پشت نویسی پروند ه ها و زونکن ها