خدماتی،فروشگاهی و محصولات

 

 

گسترش و توسعه فعالیتهای سازمان و افزایش تبادلات سازمانی باعث می شود تا حجم زیادی از اسناد و پرونده ها برای سازمان ایجاد شود.

 این امر معضلاتی چون دشواری دسترسی به اسناد، کندی بازیابی آنها و از همه مهم تر هزینه های سنگین نگهداری را دربر دارد.

از جمله پیامدهای این مسائل می توان به صرف زمان زیاد پرسنل در نگهداری و بازیابی اسناد، اشغال حجم زیادی از فضای فیزیکی برای نگهداری از این اسناد، نگرانی های ناشی از حفظ و امنیت اسناد و هزینه های خرید و نگهداری تجهیزات مناسب برای بایگانی فیزیکی اسناد و قفسه بندی  و... اشاره کرد.

 از این روست که بایگانی مدارک و اسناد و اصول مربوط به آن یکی از چالش های مهم پیش روی سازمان های دولتی است.

 

اهداف بایگانی:

 

بایگانی به طور اجمالی در بردارنده دو هدف عمده است :

 

الف) اسناد حاوی اطلاعاتی هستند که سازمان های به وجود آورنده را ناگزیر از مسئولیت پذیری و پاسخگویی می کنند و از طرف دیگر به عنوان ابزاری موثر در دست مدیران و هدایت مدیریت  و قفسه بندی محسوب می شوند.

ب) اسناد به عنوان مدرک در مراحل قانونی مورد توجه و استفاده قرار میگیرند.